Brasil tem 38,5 mi de informais, mas burocracia trava formalização

Um eletricista de Guarulhos que presta serviço para três condomínios diferentes precisa, a cada mês, entregar recibos a cada um deles. Uma designer freelancer de Belo Horizonte envia orçamentos por WhatsApp e, quando o cliente pede comprovante formal, não sabe como produzir o documento.

Um pedreiro de Recife perdeu a chance de financiar uma moto porque não conseguiu comprovar renda. As três situações são distintas em contexto, mas idênticas na raiz: profissionais que trabalham, faturam e pagam contas, porém não possuem documentação organizada para provar o que fazem.

Segundo a PNAD Contínua do IBGE, o Brasil encerrou 2025 com 38,5 milhões de trabalhadores informais, o equivalente a 37,5% da população ocupada. A taxa representa uma queda em relação aos 39% registrados em 2024, mas ainda corresponde a mais de um terço de todos os ocupados no país.

Ao mesmo tempo, o número de trabalhadores por conta própria chegou a 26,1 milhões, alta de 2,4% em relação ao ano anterior. São motoristas de aplicativo, cabeleireiros, pintores, programadores, professores particulares, consultores e centenas de outras atividades que movimentam a economia real sem vínculo empregatício.

O que une essa massa de profissionais, além da ausência de carteira assinada, é a dificuldade em lidar com a papelada que o mercado exige.

Formalização avança, mas não resolve tudo

O modelo do Microempreendedor Individual, criado em 2008, é a porta de entrada mais acessível para quem sai da informalidade. De acordo com a Agência Brasil, o país abriu 4,6 milhões de novos pequenos negócios entre janeiro e novembro de 2025, número que superou o resultado completo de 2024.

Os MEIs representaram 77% desse total. Dados do Sebrae indicam que o Brasil já conta com cerca de 15,7 milhões de microempreendedores individuais com CNPJ ativo, e mais de 90% deles estão em operação.

O crescimento é expressivo, mas a abertura do CNPJ resolve apenas uma parte da equação. O MEI ganha acesso a nota fiscal e a benefícios previdenciários. Recibos de prestação de serviço, orçamentos formais, declarações e ordens de serviço, no entanto, continuam sendo responsabilidade do próprio empreendedor.

Quem nunca trabalhou em escritório ou nunca teve contato com rotina administrativa enfrenta um obstáculo que não aparece nos manuais de formalização: como gerar um documento com validade e aparência profissional sem depender de um contador para cada tarefa simples.

O problema concreto: documentação no dia a dia

A comprovação de renda é, talvez, a situação mais visível. Para alugar um imóvel, financiar um veículo ou abrir crédito em banco, o trabalhador informal ou autônomo precisa reunir extratos bancários, recibos de pagamento e, em alguns casos, uma declaração registrada em cartório. O

Recibo de Pagamento de Autônomo (RPA) é aceito como comprovante por diversas instituições, mas não existe um padrão oficial obrigatório para o documento, e muitos profissionais sequer sabem que podem emiti-lo por conta própria.

Para os MEIs, a questão se repete em outra escala. Embora a nota fiscal resolva a relação com empresas, a prestação de serviço para pessoas físicas muitas vezes dispensa nota e exige apenas um recibo.

E mesmo entre os formalizados, a pesquisa do Sebrae com a Fundação Getulio Vargas revelou que 36% dos microempreendedores individuais trabalham em suas próprias residências, sem estrutura administrativa. A rotina do dia a dia envolve orçar, executar, cobrar e documentar, tudo ao mesmo tempo e com pouco suporte.

Esse cenário criou um mercado paralelo de soluções improvisadas. Blocos de recibo comprados em papelaria, modelos de Word copiados da internet, PDFs mal formatados enviados por e-mail.

Funcionam, mas transmitem uma imagem amadora que prejudica a negociação, especialmente quando o cliente é uma empresa ou um condomínio que precisa prestar contas.

A digitalização como atalho prático

Nos últimos anos, surgiram ferramentas online que tentam resolver exatamente esse gargalo. O conceito é simples: o profissional acessa um site, preenche os campos necessários e gera um documento formatado em PDF, pronto para envio ou impressão. Não precisa instalar nada, não precisa saber usar planilha, não precisa pagar mensalidade obrigatória.

Plataformas que oferecem recibo online gratuito, por exemplo, permitem ao autônomo gerar desde recibos simples de pagamento até ordens de serviço e orçamentos, direto no navegador.

Esse tipo de ferramenta se encaixa na realidade de quem precisa de agilidade e não pode esperar dias por um documento: o serviço foi prestado, o pagamento foi feito, o recibo precisa sair na hora.

A praticidade importa porque, para a maioria desses profissionais, o tempo gasto com burocracia é tempo retirado do trabalho que gera receita. Uma pesquisa da Nuvemshop apontou que as PMEs online faturaram R$ 4,7 bilhões em 2024, alta de 42% em relação ao ano anterior.

Parte desse crescimento veio justamente da simplificação dos processos: quanto mais fácil documentar, cobrar e entregar, mais rápido o negócio gira.

A informalidade está caindo, mas não desaparecendo

A coordenadora da PNAD Contínua no IBGE, Adriana Beringuy, avaliou que o momento registrado entre novembro de 2025 e janeiro de 2026 representa a melhor qualidade do emprego existente em toda a série histórica da pesquisa, descontando o período atípico da pandemia.

A informalidade está em queda desde 2022, com ritmo mais rápido a partir de 2023, puxada pela redução do emprego sem carteira no setor privado e pela expansão do registro de CNPJ entre trabalhadores por conta própria.

A tendência positiva, entretanto, não elimina o contingente de 38,5 milhões de pessoas que seguem na informalidade. Maranhão (58,7%), Pará (58,5%) e Bahia (52,8%) lideram as taxas estaduais, enquanto Santa Catarina (26,3%) e São Paulo (29%) apresentam os menores índices.

As diferenças regionais mostram que a formalização avança de forma desigual e que, em boa parte do país, a realidade de trabalhar sem documentação estruturada ainda é predominante.

O que muda quando o autônomo documenta tudo

A formalização tributária (abrir um MEI, contribuir com o INSS) é um passo. A organização documental é outro, igualmente necessário e muito menos discutido.

O freelancer que mantém seus recibos organizados, emite orçamentos padronizados e guarda comprovantes de cada serviço prestado constrói, mês a mês, um histórico financeiro que serve para comprovar renda, negociar contratos maiores e se proteger em eventuais disputas com clientes inadimplentes.

Os números da PNAD Contínua mostram que o rendimento médio real dos trabalhadores brasileiros chegou a R$ 3.652 no trimestre encerrado em janeiro de 2026, o maior da série histórica.

O valor sobe quando a composição do emprego melhora, ou seja, quando mais gente trabalha em condições formais e documentadas. Para o profissional individual, a lógica é a mesma: quanto melhor a documentação, mais forte a posição para negociar.

O caminho ainda é longo

O Brasil criou, em 2025, 4,6 milhões de novos pequenos negócios, um recorde. Os trabalhadores por conta própria são 26 milhões. Os MEIs ultrapassaram 15 milhões. A ocupação total chegou a 103 milhões de pessoas, a maior marca já registrada. Os indicadores são todos positivos, mas a estrutura de apoio documental para quem está na base dessa economia permanece precária.

A Câmara dos Deputados aprovou a tramitação urgente do projeto que eleva o teto de faturamento do MEI de R$ 81 mil para R$ 130 mil por ano, e a nova lei de isenção do Imposto de Renda para rendimentos de até R$ 5 mil mensais, sancionada em novembro de 2025, amplia a faixa de trabalhadores que podem operar com menos carga tributária.

São avanços legislativos reais. Falta, porém, o passo seguinte: tornar a documentação do dia a dia tão simples quanto o cadastro do MEI já é.

Enquanto esse passo não vem por iniciativa governamental, as ferramentas digitais ocupam o espaço. Para o eletricista, a designer e o pedreiro do início desta reportagem, a diferença entre ter e não ter um recibo bem feito na mão pode ser a diferença entre fechar e perder um contrato.