A maioria das empresas não sabe onde estão os dispositivos dos funcionários

Pergunte a um diretor de TI quantos notebooks, celulares e monitores a empresa possui, quem está com cada um deles e como estão sendo usados. Na maioria dos casos, a resposta virá acompanhada de uma pausa desconfortável — e de uma planilha do Excel aberta às pressas. Pesquisas internacionais sobre gestão de ativos de TI (ITAM) mostram que esse cenário é a regra, não a exceção, mesmo em organizações de grande porte.

O tamanho do problema

A falta de visibilidade sobre o parque tecnológico é generalizada. Uma revisão da SANS com especialistas seniores de segurança constatou que 94% dos entrevistados não tinham visibilidade completa dos ativos corporativos, e mais da metade enxergava menos de 75% dos equipamentos conectados à rede. Um estudo de 2021 do Enterprise Strategy Group com a Axonius chegou a resultado semelhante: 79% das organizações reconheceram uma lacuna de visibilidade sobre seus ativos, associada a até 3,3 vezes mais incidentes de segurança. Análises mais recentes apontam que cerca de 40% da infraestrutura corporativa opera hoje fora do radar da área de TI — uma parcela expressiva de dispositivos, aplicativos e serviços que a empresa simplesmente não conhece, nem gerencia, nem protege.

A situação piora com o uso de dispositivos pessoais. Pesquisa da Ivanti mostra que três em cada quatro profissionais de TI afirmam que o BYOD é prática comum em suas organizações, mas apenas 52% delas autorizam isso explicitamente — e mesmo onde é proibido, 78% dos funcionários ignoram a regra. O resultado é um ambiente em que ninguém, nem o próprio departamento de TI, tem certeza de quantos aparelhos acessam dados corporativos, muito menos como são usados.

O Brasil e o hábito da planilha

No Brasil, o padrão se repete com uma particularidade: o controle de ativos ainda depende fortemente de planilhas eletrônicas. Uma pesquisa sobre o cenário do ativo imobilizado no país mostrou que 26,2% das empresas participantes de um levantamento de 2021 controlavam seus ativos dessa forma. A edição de 2023 do mesmo estudo revelou avanço: 85,4% das empresas já adotam alguma solução automatizada, e mais da metade delas (52,1%) faz isso via módulo de ERP.

Ainda assim, a planilha continua sendo o primeiro — e, para muitas empresas brasileiras, o único — instrumento de controle de notebooks, licenças e equipamentos. Para poucos ativos, ela funciona bem e não exige investimento. O problema aparece quando a operação cresce e o controle não acompanha: sem atualização automática, um notebook que muda de dono ou uma licença que vence só entram no registro se alguém lembrar de anotar. Cópias divergentes circulam entre TI, financeiro e áreas de negócio, dificultando auditorias e abrindo espaço para "ativos fantasmas" — itens que constam no registro, mas não existem mais, ou existem, mas ninguém sabe onde estão.

Por que isso importa além da organização interna

Gestão de ativos de TI não é apenas arrumação de estoque: é a base da segurança da informação, da conformidade e do controle de custos. Um dispositivo que a empresa não sabe que existe não recebe atualizações de segurança e vira porta de entrada para ataques. Softwares com licenças vencidas ou superdimensionadas geram risco jurídico e desperdício financeiro que só ficam visíveis com um inventário confiável.

Por isso cresce, inclusive no Brasil, a adoção de plataformas dedicadas de ITAM, que substituem o controle manual por descoberta automática de ativos, alertas de vencimento de contratos e garantias, e rastreabilidade completa do ciclo de vida de cada equipamento, da compra ao descarte.

As principais ferramentas de ITAM do mercado

O mercado vai de opções open source como GLPi e Snipe-IT, populares entre times menores ou com perfil mais técnico, até plataformas comerciais completas com presença crescente na América Latina e no Brasil, como a InvGate Asset Management. O que diferencia qualquer uma dessas ferramentas de uma planilha é a capacidade de resolver, de forma automatizada, os pontos em que o controle manual falha.

Uma plataforma de ITAM madura cobre algumas frentes essenciais. A primeira é a descoberta automática de ativos: o software varre a rede, identifica os dispositivos conectados e mantém o inventário atualizado sozinho, eliminando boa parte do problema dos "ativos fantasmas". A segunda é a gestão de licenças de software, que cruza o que foi comprado com o que está instalado e em uso, evitando tanto o pagamento por licenças ociosas quanto o risco de não conformidade.

Essas ferramentas também oferecem governança de ativos físicos e lógicos em um único lugar: hardware, licenças, contratos e itens de configuração (CMDB) convivem na mesma base, com histórico de ciclo de vida e status em tempo real — algo que planilhas separadas entre TI, financeiro e facilities dificilmente sustentam. O inventário de software completa o quadro, mostrando o que está instalado em cada máquina, por quem e há quanto tempo, decisivo tanto para segurança quanto para auditorias.

O valor mais estratégico, porém, está em consolidar tudo isso em uma única ferramenta capaz de gerar os insights que executivos de TI e de negócio precisam: custo total de propriedade por ativo, previsão de renovação de contratos, riscos concentrados em determinados equipamentos e oportunidades de otimização de gastos. É essa visão consolidada — e não apenas o registro de itens — que separa uma ferramenta de ITAM madura de uma planilha, por mais bem construída que ela seja.

O caminho a seguir

A conclusão dos dados é direta: a maioria das organizações, grandes ou pequenas, brasileiras ou não, ainda não sabe com precisão onde estão seus dispositivos, quem é responsável por cada um e como são usados. Migrar da planilha para uma ferramenta especializada deixou de ser luxo tecnológico e passou a ser requisito básico de segurança, conformidade e eficiência operacional. Para as empresas brasileiras em transição desse modelo manual para o automatizado, o momento de agir é agora — antes que o próximo incidente de segurança, ou a próxima auditoria, revele o tamanho real do problema.