Mais vozes, menos direção: o risco do excesso de comunicação nas crises

Você já passou pela experiência de estar em um barco e, quando ele começa a balançar, a tripulação fala mais alto?

Um pede para puxar a vela, outro manda soltar a âncora, alguém grita para remar. No fim, se não existisse alinhamento, isso seria só um barulho. E todas as pessoas que estão no barco estariam em problema.

Nas empresas, acontece o mesmo. Basta surgir uma crise ou um trimestre difícil e a resposta imediata dos líderes é multiplicar a comunicação. Mais reuniões, mais mensagens, mais relatórios. Parece lógico: se o mar está revolto, precisamos nos falar mais. Só que, na prática, esse excesso na parte corporativa, e sem alinhamento, pode gerar o contrário do que se espera.

Sob estresse, o cérebro não coopera. O córtex pré-frontal, responsável por planejar, manter o foco e regular as emoções, perde força quando o corpo libera cortisol e adrenalina. Ele desliga parcialmente para priorizar reações rápidas, quase instintivas. A atenção se estreita, ficamos obcecados pelo que está bem diante dos olhos e deixamos escapar o que é essencial para a navegação.

É nesse momento que o tom das conversas endurece. Chats e e-mails viram terreno de mal-entendidos, uma instrução é lida como crítica, um alerta é visto como oposição.

O paradoxo é silencioso, mas letal: fala-se mais, entende-se menos. E, sem que ninguém perceba, a empresa começa a perder margem, velocidade e clareza.

Muitas vezes vejo cenas típicas do dia a dia corporativo em diferentes empresas:

• Um time de vendas negocia com uma multinacional. O diretor pressiona: “fechem logo”. O cliente muda requisitos no meio do processo. A gerência dispara instruções diferentes em grupos de WhatsApp. O vendedor, sem clareza, concede um desconto que não precisava.

• Em compras, o enredo é parecido. O fornecedor percebe o desalinhamento interno e aproveita: consegue prazos mais folgados, cláusulas mais leves e, no fim, mais margem para ele.

De fora, o barco parece firme. Dentro, todos acreditam que “se comunicaram bastante”. O que houve, na verdade, foi ruído…

Você já parou para pensar em quanto a sua empresa pode estar perdendo por excesso de comunicação desorganizada?

Informação demais enche a mente e o sistema atencional se satura. O cérebro não consegue filtrar o que importa. O que era detalhe ganha espaço, enquanto o essencial se perde.

Cada vez que você troca de tarefa, o cérebro precisa reiniciar processos mentais. É como remar contra ondas que nunca param: gasta-se energia, mas não se avança. Com isso, a irritação cresce, a escuta cai e muitas decisões ficam mal explicadas.

O Brasil é um dos países que mais usa WhatsApp… mas aí não existe tom de voz nem expressão facial. Sob pressão, o cérebro interpreta mensagens pelo viés do momento: uma ironia soa como ataque, uma dúvida vira resistência e um mal-entendido se multiplica 10x.Tudo isso, mais as perdas, não aparecem em relatórios. Estão escondidas em pequenos furos da comunicação:

• Um e-mail mal interpretado que gera retrabalho.

• Uma mensagem enviada à meia-noite que trava uma negociação.

• Uma reunião sem checagem que mantém um erro vivo por semanas.

Quando a proposta volta à mesa, a margem já se foi. É fácil culpar “o mercado”. Difícil é admitir: o naufrágio começou dentro de casa, com ruído disfarçado de comunicação.

Existe saída, mas, como todo capitão sabe, manter o rumo em mar revolto exige disciplina… deixo abaixo 3 passos para criar esta disciplina com sua equipe:

1. Defina horários fixos de atualização. Uma ou duas vezes por dia já bastam. Nesses momentos, o time sabe o que será dito: o que sabemos, o que não sabemos e o que faremos. A ansiedade cai. O rumor desaparece.
2. Escolha o canal certo. Por exemplo, para um tema ambíguo deveriam usar voz ou vídeo. Para um tema objetivo tudo deve estar por escrito. Discussões longas não se perdem em grupos de chat. E sempre há um registro final.
3. No fim de cada conversa, a pergunta é direta: “O que você entendeu?” Parece simples, mas evita que o barco navegue dias na direção errada.Quando esses rituais entram na rotina, a negociação e/ou a conversa muda. O time fala a mesma língua. O cliente percebe firmeza. O fornecedor encontra menos brechas. Concessões passam a ter troca real, trazendo e gerando valor.

Isso não é teoria. É treino. O simples, mas repetido todos os dias, vira cultura.

Empresas que já navegam com essa disciplina chegam antes e com mais margem ao porto. Por isso, convido que vocês testem esses três ajustes no seu barco:

• Reduza os canais paralelos.

• Estabeleça dois horários fixos de atualização.

• Peça sempre uma checagem no fim da reunião.

Simples?

Sim. Mas o simples costuma ser o primeiro a desaparecer quando o mar fica agitado.