IA no trabalho: como escrever e-mails e mensagens rapidamente

A inteligência artificial, como o ChatGPT e o Gemini, pode agilizar a escrita de e-mails e mensagens, ajudando a superar o bloqueio criativo e economizar tempo.

Para obter resultados rápidos e úteis, é mais eficaz usar uma estrutura de comando (prompt) com quatro ingredientes essenciais: o destinatário, o objetivo da comunicação, dois pontos-chave a serem mencionados e o tom desejado.

Essa "receita" fornece à IA todas as variáveis necessárias, evitando que ela precise adivinhar informações.

Como criar um rascunho rápido do zero

Para criar um rascunho inicial e vencer a "síndrome da página em branco", o comando pode ser: "Rascunhe um e-mail para [destinatário] sobre [objetivo]. Mencione que [ponto-chave 1] e [ponto-chave 2]. O tom deve ser [profissional/amigável/firme]".

Veja os exemplos abaixo:

• Mensagem profissional: "Rascunhe um e-mail para a equipe sobre a nova política de home-office. Mencione que os dias são terças e quintas e que a política começa em 1º de novembro. O tom deve ser informativo e claro."
• Mensagem rápida (WhatsApp): "Rascunhe uma mensagem para o grupo do projeto. Preciso saber quem terminou o relatório e qual a previsão de entrega. O tom deve ser amigável e direto."

Como ajustar o tom de uma mensagem

Outra aplicação poderosa é ajustar o tom de uma mensagem já escrita, usando o comando: "Revise este rascunho para que soe mais [tom desejado], mas mantenha a mensagem principal clara. Rascunho: [cole seu rascunho aqui]".

Isso permite suavizar, encurtar ou reforçar o texto, funcionando como um "polidor". Leia as sugestões abaixo:

• Suavizando: "Revise este rascunho para que soe mais profissional e menos rude. Rascunho: 'Gente, ninguém me respondeu sobre o relatório, preciso disso para hoje.'"
• Encurtando: "Revise este rascunho para ser mais curto e direto. Rascunho: 'Olá Maria, espero que esteja tudo bem. Estou escrevendo este e-mail porque gostaria de saber se você teve a chance de analisar os números que enviei semana passada...'"
• Reforçando: "Revise este rascunho para que soe mais firme e estabeleça um prazo claro. Rascunho: 'Oi, você poderia dar uma olhada no contrato quando tiver um tempo?'"

Como usar a IA para responder e-mails

Para responder e-mails recebidos, a IA pode processar o conteúdo e sugerir uma resposta baseada na sua decisão, cuidando dos elementos de etiqueta. O comando é: "Recebi este e-mail: [cole o e-mail recebido]. Rascunhe uma resposta onde eu [sua ação/decisão]. [Ação de fechamento, ex: agradeça/peça algo]".

Exemplos:

Aceitando: "Recebi este e-mail: '...gostaria de agendar a reunião para terça ou quarta?'. Rascunhe uma resposta aceitando 'quarta-feira às 15h'. Agradeça e peça a pauta da reunião."

Recusando/adiando: "Recebi este e-mail: [e-mail longo pedindo um favor complexo]. Rascunhe uma resposta educada dizendo que não consigo fazer isso esta semana, mas que posso avaliar na próxima. Peça para me lembrarem na segunda-feira."

Como lidar com e-mails difíceis (cobranças e recusas)

A IA pode auxiliar na escrita de mensagens difíceis, como cobranças ou recusas, removendo o peso emocional. Veja as ideias abaixo:

• Cobrança/follow-up: "Preciso cobrar o [item/pessoa] sobre [o que foi pedido] que estava com prazo para [data]. Rascunhe uma mensagem educada de follow-up, apenas para lembrá-lo".
• Para dizer não: "Preciso recusar o convite para [evento/projeto]. Rascunhe uma mensagem curta que seja muito educada, agradeça a oportunidade, mas decline sem precisar dar muitas justificativas".

Dicas essenciais para usar IA na escrita

É essencial revisar os rascunhos gerados pela IA, adicionar um toque pessoal e ter cuidado com a privacidade, evitando inserir informações sensíveis. Salvar comandos-base para e-mails recorrentes também otimiza o processo, transformando a IA em uma parceira eficiente na comunicação diária.